Ausgangssituation
Ein Servicedienstleister rund um Industrietore, Verladebrücken sowie Brandschutztüren und -tore ist Partner zahlreicher namhafter Unternehmen. Durch seinen herstellerübergreifenden Ansatz kann er nahezu überall tätig werden und schreibt sich mit einer bundesweiten 24/7-Hotline besonders den persönlichen Service auf die Fahnen. Über diesen Kanal werden wöchentlich mindestens 100 Angebote für Reparaturaufträge angefordert, welche die Kapazitäten des Dienstleisters im Nachfass deutlich übersteigen. Aus der Vergangenheit stehen daher aktuell bereits 500 dieser Angebote noch offen.
Lösung
Die Sales Unit stellt ein Team zur Nachverfolgung der Angebote auf, welches einerseits den bestehenden Backlog abarbeiten und andererseits für die neu herausgehenden Angebote einen schnellen Nachfass garantieren soll. Hierzu werden im ersten Schritt drei Mitarbeiter im Team eingesetzt, welche mit erhöhter Schlagzahl daran arbeiten, die Ansprechpartner seitens der Angebotsempfänger zu kontaktieren und den aktuellen Entscheidungsstatus der jeweiligen Reparaturaufträge zu qualifizieren. Absagen und Zusagen werden unmittelbar im ERP-System des Servicedienstleisters dokumentiert, bei weiterhin offenen Angeboten wird eine interne Wiedervorlage gesetzt und das Angebot erneut in die Nachverfolgung aufgenommen. Nach Abarbeitung der 500 Backlog-Angebote wird das Team der Sales Unit reduziert und arbeitet – je nach Zahl der wöchentlich neu erstellten Angebote – mit einem oder zwei Mitarbeitern weiterhin in der gleichen Tätigkeit. Nebenbei kümmern sich diese Mitarbeiter noch darum, im CRM fehlende Daten nachzuqualifizieren (direkte Durchwahlen von Ansprechpartnern, Positionsbezeichnungen etc.) sowie – wo möglich – die Entscheider zur Anmeldung auf dem Newsletter-Portal des Servicedienstleisters zu motivieren, um die zukünftige aktive Betreuung dieser Potenzialkunden zu erleichtern. Über den Verlauf eines Jahres hinweg können so nahezu 6.000 Angebote nachgefasst und die Rücklaufquote aus diesen Angeboten annähernd verdoppelt werden.